Jak wygląda proces certyfikacji ISO?

Do procesu certyfikacji może przystąpić organizacja posiadająca wdrożony system ISO. Jednostka Certyfikująca zobowiązuje się do przeprowadzenia trzech audytów – certyfikującego oraz dwóch audytów nadzoru w odstępach rocznych. Organizacja jest objęta certyfikacją przez trzy lata. Po tym czasie może podejść do audytu recertyfikującego i znów uzyskać certyfikat ISO na kolejne 3 lata.

Proces certyfikacji to wieloetapowy mechanizm, który ma na celu formalne potwierdzenie, że organizacja spełnia określone standardy, najczęściej związane z normami ISO (International Organization for Standardization). Uzyskanie certyfikatu ISO jest dla przedsiębiorstwa nie tylko potwierdzeniem zgodności z międzynarodowymi normami, ale także narzędziem budowania wiarygodności i konkurencyjności na rynku.

Wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z normą ISO

Przed przystąpieniem do certyfikacji, organizacja musi w pełni wdrożyć system zarządzania, który będzie zgodny z wybraną normą ISO. Może to być norma dotycząca zarządzania jakością (ISO 9001), zarządzania środowiskowego (ISO 14001), zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO 27001) lub inna, w zależności od specyfiki działalności. Proces wdrożenia obejmuje analizę istniejących procesów, identyfikację obszarów do poprawy oraz opracowanie procedur, które zapewnią spełnienie wymogów normy. Wdrożenie systemu może być czasochłonne i wymaga zaangażowania całej organizacji, a często również wsparcia zewnętrznych konsultantów.

Wybór jednostki certyfikującej

Po pełnym wdrożeniu systemu zarządzania, organizacja może przystąpić do wyboru jednostki certyfikującej. Jednostka certyfikująca to niezależna organizacja, która posiada akredytację do przeprowadzania audytów zgodnie z określoną normą ISO. Ważne jest, aby wybrana jednostka posiadała odpowiednią renomę oraz była uznawana na rynku krajowym i międzynarodowym. Akredytacja jednostki certyfikującej daje pewność, że proces certyfikacji będzie prowadzony zgodnie z ustalonymi standardami.

Certyfikat ISO lub AQAP z CertCom

Audyt certyfikujący

Po wyborze jednostki certyfikującej, rozpoczyna się kluczowy etap procesu – audyt certyfikujący. Jest to dokładna analiza i ocena, czy wdrożony w organizacji system zarządzania spełnia wymogi normy ISO. Audyt odbywa się w dwóch etapach:

Etap 1 – Przegląd dokumentacji:

Audytorzy jednostki certyfikującej analizują dokumentację organizacji, sprawdzając, czy wdrożone procedury są zgodne z wymogami normy ISO. Oceniają również, czy dokumentacja systemu zarządzania jest kompletna, aktualna i odpowiednio dostosowana do specyfiki działalności przedsiębiorstwa.

Etap 2 – Audyt na miejscu:

Po pozytywnym zakończeniu etapu przeglądu dokumentacji, audytorzy przeprowadzają audyt w siedzibie organizacji. Weryfikują, czy wdrożone procedury są stosowane w praktyce, rozmawiają z pracownikami, obserwują procesy i analizują dowody na zgodność z normą. Audyt ten jest szczegółowy i obejmuje różne aspekty funkcjonowania organizacji.

W wyniku audytu, audytorzy sporządzają raport, w którym wskazują wszelkie niezgodności (jeśli takie wystąpią) oraz rekomendacje dotyczące działań naprawczych. Jeśli organizacja spełnia wszystkie wymogi normy, otrzymuje certyfikat ISO.

Audyty nadzoru

Certyfikat ISO nie jest przyznawany na stałe. Po jego uzyskaniu, organizacja pozostaje pod nadzorem jednostki certyfikującej przez okres trzech lat. W tym czasie odbywają się audyty nadzoru, zazwyczaj w odstępach rocznych. Celem audytów nadzoru jest weryfikacja, czy organizacja nadal utrzymuje zgodność z normą ISO i czy wdrożony system zarządzania jest stale doskonalony.

Audyty nadzoru są nieco mniej szczegółowe niż audyt certyfikujący, jednak wciąż stanowią istotny element procesu certyfikacji. Podczas audytów nadzoru audytorzy mogą skupić się na wybranych aspektach systemu zarządzania, które wcześniej budziły wątpliwości, lub na obszarach wskazanych jako kluczowe dla funkcjonowania organizacji.

Audyt recertyfikacyjny

Po trzech latach od uzyskania certyfikatu, organizacja musi przejść przez audyt recertyfikacyjny, jeśli chce zachować swój status certyfikowanej jednostki. Audyt recertyfikacyjny jest podobny do audytu certyfikującego – audytorzy ponownie oceniają zgodność systemu zarządzania z wymogami normy ISO oraz sprawdzają, czy organizacja utrzymała i rozwijała swój system w sposób zgodny z wymaganiami.

Jeśli audyt recertyfikacyjny zakończy się pomyślnie, organizacja otrzymuje certyfikat na kolejne trzy lata. W przeciwnym razie, może stracić certyfikację, co może mieć negatywny wpływ na jej reputację i pozycję na rynku.

Korzyści z certyfikacji ISO

Posiadanie certyfikatu ISO to nie tylko prestiż, ale również szereg konkretnych korzyści dla organizacji. Wśród najważniejszych można wymienić:

Zwiększenie zaufania klientów: Certyfikat ISO jest dowodem, że organizacja spełnia międzynarodowe standardy, co zwiększa wiarygodność w oczach klientów.
Poprawa procesów wewnętrznych: Wdrożenie systemu zarządzania zgodnego z normą ISO sprzyja uporządkowaniu procesów wewnętrznych i zwiększeniu efektywności działania.
Lepsze zarządzanie ryzykiem: Systemy ISO, zwłaszcza te dotyczące bezpieczeństwa informacji (ISO 27001) czy zarządzania środowiskowego (ISO 14001), pomagają organizacjom lepiej zarządzać ryzykiem i unikać potencjalnych problemów.
Zwiększenie konkurencyjności: Posiadanie certyfikatu ISO może być istotnym atutem w przetargach czy negocjacjach z kontrahentami, zwłaszcza na rynkach międzynarodowych.

Proces certyfikacji ISO to złożony, ale bardzo wartościowy mechanizm, który pozwala organizacjom potwierdzić swoją zgodność z międzynarodowymi standardami. Certyfikacja nie jest jednorazowym wydarzeniem, lecz długofalowym zobowiązaniem do utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania, co przynosi liczne korzyści dla przedsiębiorstwa, zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym.